Privacy Statement Van Amerongen Administraties (hierna te noemen VAA)

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy beleid. VAA erkent dat de persoonlijke levenssfeer van haar klanten en relaties van essentieel belang is.
De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 25 mei 2018.

Wie zijn we

VAA is gevestigd te Voorburg aan de Herenstraat 42, 2271 CH, en is de verantwoordelijke partij voor de gegevensverwerking. Als u VAA inschakelt als financiële dienstverlener, verwerkt VAA, o.a. zowel via e-mail en andere hiervoor geschikte toepassingen zoals bijvoorbeeld Dropbox, Wetransfer als offline hard copy uw gegevens. We zijn open en eerlijk over de gegevens die we van u verzamelen en waarom we dit doen. Dit privacy beleid geeft informatie over de verwerking van uw gegevens.

Technische informatie en cookies

Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites herkent deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals bijvoorbeeld het Internet Protocol (IP)- adres van uw computer. Het IP-adres van uw Internet Service Provider, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken en het materiaal dat u opstuurt of downloadt van de website. Deze technische informatie wordt alleen gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheerder en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens mogen niet aan derden worden doorgegeven en worden niet permanent opgeslagen voor toekomstig gebruik.

VAA maakt geen gebruik van cookies en web statistieken.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens bij ons achterlaat om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Wij zorgen ervoor dat deze gegevens niet worden gebruikt zonder uw toestemming.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om:

• Om periodiek (maand, kwartaal of jaar) uw financiële administratie te kunnen verwerken.
• Uw BTW aangifte te verzorgen.
• Uw IB aangifte te verzorgen
• Uitvraag te doen bij de Belastingdienst, overheid en/of overige relevante financiële dienstverleners, indien noodzakelijk voor de verwerking van uw financiële administratie, of indien noodzakelijk voor het inwinnen van informatie ten behoeve van vragen of opdrachten van overige aard op uw verzoek., anders dan eerdergenoemd
• Overige verplichtingen na te komen vanuit overheid opgelegde doeleinden.
• Een opdracht met u te kunnen vastleggen in een overeenkomst, deze te onderhouden en na te komen.
• Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen

Welke gegevens verzamelen wij van u?

De persoonsgegevens die wij gebruiken zijn noodzakelijk om gebruik te maken van onze dienstverlening. Soms hebben wij aanvullende gegevens nodig die wenselijk zijn, om zo beter te kunnen afstemmen op wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan specifieke vragen en verplichtingen vanuit overheid opgelegde doeleinden. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Het gaat o.a.om de volgende (documenten met) persoonsgegevens die wij binnenkrijgen:

Noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienstverlening:

-NAW gegevens, e-mail adres, telefoonnummer en andere contactgegevens
-Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
-BSN
-Bankrekeningnummer(s)
-Andere gegevens die van belang zijn bij het uitvoeren van onze werkzaamheden.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

VAA kan uw persoonsgegevens delen met overheidsinstanties en andere zakelijke relaties (dit doen wij nooit zonder uw toestemming) Of in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk vonnis of een gerechtelijk bevel. VAA vindt het belangrijk dat de manier waarop wij met uw gegevens omgaan veilig is en geheel volgens de Europese Wet- en Regelgeving.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Einde opdracht

Indien u geen gebruik meer wenst te maken van onze financiële dienstverlening, zullen wij op uw verzoek alle hard copy data aan u overhandigen, verder zullen wij op verzoek al uw gegevens verwijderen uit onze systemen. Bepaalde gegevens kunnen wij indien u dat wenst ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits, fiscale verplichtingen langer digitaal beschikbaar houden.

Verwerking van gegevens van zakelijke relaties:

Wij verwerken geen gegevens van overige zakelijke relaties.

Uw rechten

Inzage en/of wijzigen gegevens

U kunt op elk gewenst moment inzage krijgen in de u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt op elk gewenst moment gegevens laten wijzigen of verwijderen. Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen die u niet zelf kunt aanpassen, kunt u hiervoor contact opnemen met VAA.

Voor overige relaties:

U hebt recht op inzage en wijziging van de van u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daarvoor contact opnemen met VAA.

Beveiliging:

VAA doet er alles aan om uw persoonsgegevens zo optimaal mogelijk te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Dit doen wij door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bij VAA hebben alleen geautoriseerde toegang tot de gegevens. Indien er gegevens worden verstrekt aan Belastingdienst, overheid en/ of overige partijen ten behoeve van het uitvoeren van onze dienstverlening zal dit nooit zonder uw toestemming gebeuren. Indien en voor zover van toepassing gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens VAA diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is VAA met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen (denk u hierbij aan onze fiscalist en ons salarisadministratie kantoor).

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) van een datalek:

Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens door VAA, dan kunt u hiervoor contact opnemen met VAA.

Wijzigingen:

VAA kan ten alle tijde om uiteenlopende redenen aanvullingen, wijzigingen en veranderingen aanbrengen in het Privacy Statement. Het meest actuele Privacy Statement is vanaf medio juni 2018 altijd te zien op de website van VAA. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

Onze dienstverlening